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Language skills

Area of expertise

Title
Deadline
Category Host entity Country
Especialista Asistente Administrativo Nat. Specialist UNICEF Mexico
VMAM Code
MEXR000155-10643
Open

Especialista Asistente Administrativo

Especialista Asistente Administrativo

National Specialist
Host entity
UNICEF
Country
Mexico
Location, Country
Mexico City (MEX)
Language skills
Spanish
English
Expected Starting Date
Immediate
Duration
6 months
Application deadline
Eligibility criteria
Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.
Description of task

Bajo la supervisión de la Jefa de Educación / Jefa de Protección, en coordinación con la Asociada de Educación y Asociado de Protección respectivamente, y siguiendo las directrices técnicas del área de operaciones de UNICEF en México, el/la Voluntario(a) de la ONU llevarán a cabo las siguientes tareas:

Seguimiento presupuestario

  • Gestionar, en coordinación con el Asociado de Programa, los presupuestos y los gastos financieros del area programática, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de UNICEF, manteniendo al supervisor informado y asesorado sobre las acciones de decisión / seguimiento.
  • Preparar y mantener registros, con el apoyo del Asociado de Programas, de documentos y planes de control y situación financiera para el seguimiento presupuestario de la implementación de proyectos / programas.

Seguimiento adquisiciones y contrataciones

  • Asegurar que la oficina de la Ciudad de México cuente con todos los elementos necesarios para aprobar los PCA / SSFAs (Programme Cooperation Agreements / Small Scale Funding Agreement) que suscribe con sus socios y aliados, antes de iniciar la implementación.
  • Coordinar con la Oficial de Recursos Humanos la elaboración de procedimientos de contratos de consultores y socios externos que brinden un servicio a la sección y a las oficinas de terreno.
  • Enviar solicitudes de creación, eliminación, bloqueo y reactivación de proveedores al punto focal de MDM (Master Data Management).

Comunicación y flujo de trabajo

  • Facilitar la comunicación y el flujo de trabajo de la organización para mejorar la eficiencia y la puntualidad de las operaciones y los productos.
  • Gestionar correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes.
  • Comunicar información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo.
  • Establecer y mantener los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales; y asegurar que los sitios ECM relevantes estén actualizados y sean precisos.

Calendario / Reuniones / Gestión de correspondencia

  • Mantener el calendario de la oficina actualizado y organizar reuniones.
  • Organizar agendas a través del enlace con miembros del equipo y partes interesadas externas.
  • Participar en el flujo de reuniones de coordinación de la Institución, en particular de la sección bajo cuya supervisión se encuentra.

Eventos

  • Coordinar el transporte y asegurar el correcto flujo de las necesidades programáticas.
  • Apoyar las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias al hacer los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones.
  • Elaborar borradores y mantener agendas de reuniones y eventos relacionados con los compromisos del grupo de trabajo.
  • Organizar horarios y contactar a participantes de los eventos.

Viajes

  • Coordinar con la Asistente Administrativa y de viajes de la oficina de Ciudad de México los arreglos de viaje oportunos y los derechos del viaje del personal de la oficina de terreno.
  • Asistir en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de control presupuestario y plan de viaje.
  • Supervisar la certificación de viaje e informar al equipo.

Procesamiento de facturas e informes financieros

  • Recopilar las facturas y archivar los documentos para la certificación y, posteriormente, remite la solicitud de pago con todos los archivos electrónicos de respaldo al Asistente de Operaciones para su revisión y envío a la Oficina Global de Budapes para su procesamiento.
  • Responder al estado de las transacciones del cliente y otras consultas.
  • Elaborar con apoyo del equipo de cada sección, informes financieros periódicos y puntuales, para estar al día de la situación financiera de los proyectos y contrataciones.

Equipamiento

  • Apoyar la gestión de insumos administrativos, equipos de oficina, y coordinar con la gestión de registro de activos para la actualización del inventario de artículos.
  • Asegurar que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones cumplan con los estándares organizacionales.
Required degree level
Bachelor degree or equivalent
Educational additional comments

Título Universitario requerido en áreas económico-administrativas, preferiblemente complementar con cursos técnicos o universitarios relacionados con el campo de trabajo.

Required experience
60 Months
Language skills
  • Spanish(Mandatory), Level - Fluent
  • English(Mandatory), Level - Working Knowledge
Area of expertise
Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience
Area of expertise details
  • Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral en coordinación de oficina y resolución de requerimientos administrativos.
  • Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de ordenes de compra y pagos.
  • Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administrativos y sistemas integrados de información.
  • Se valorará experiencia con enfoques en emergencia.
  • Se valorará experiencia en el sistema de Naciones Unidas y en ONGs internacionales.
  • Se requiere inglés intermedio (verbal y escrito).

Condiciones para Voluntarios/as nacionales

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras. El programa UNV cubrirá:

  • Un subsidio VLA (Volunteer Living Allowance) de MXN 24,000 que será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia.
  • Contrato de seis meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado.
  • El viaje de traslado al lugar de la asignación y subsidio de instalación y repatriación (si es aplicable) serán provistos en el caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del local de residencia del voluntario.
  • Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.
  • El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación.
  • UNICEF cubrirá los costos de movilización a terreno en caso requerido como parte de las actividades.
  • Se requiere disponibilidad a tiempo completo.
Driving license
Application procedure
¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup. Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar. ¿Ya se encuentra registrada/o en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero actualice su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/profile. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar. Fecha límite para postularse: 26 Septiembre 2021 a las 23:59 hrs., Horario de Alemania
Expert Project Engineer Nat. Expert UNDP Zambia
VMAM Code
ZMBR000249-10681
Open

Expert Project Engineer

Expert Project Engineer

National Expert
Host entity
UNDP
Country
Zambia
Location, Country
Mporokoso, Solwezi (ZMB)
Language skills
English
Expected Starting Date
Immediate
Duration
12 months
Application deadline
Eligibility criteria
Minimum age: 35 years old. Applicants must nationals of or legal residents in the country of assignment.
Description of task

Under the overall supervision of the Governance and Gender Advisor and the direct supervision of Gender Programme Coordinator, the Project Engineer will undertake the following tasks:

  • Project implementation:
    • Execute the project according to the project plan and supervise daily works;
    • Develop forms and records to document project activities and set up files to ensure that all project information is appropriately documented and secured;
    • Monitor the progress of the project and adjust as necessary to ensure the successful completion of the project;
    • Establish a communication schedule to update stakeholders including appropriate staff in the organization on the progress of the project;
    • Review the quality of works completed with the project team on a regular basis to ensure that it meets the project standards.
  • Design Development:
    • Establish and coordinate the formal and informal communication structure, processes, and procedures for the design development of the project;
    • Prepare a detailed construction design and supportive documents based on an updated indicative construction programme;
    • Manage, coordinate and integrate the construction design in a sequence to suit the project design and quality requirements in two sites – one after another;
    • Conduct and record the appropriate planning, design, coordination, and management meetings, including facilitating inputs for the design on constructability;
    • Manage, coordinate and expedite the preparation of all ‘as-built’ drawings and design documentation.
  • Tender documentation and procurement:
    • Provide support in the development of the procurement strategy for contractors, subcontractors, and suppliers;
    • Ensure appropriate insurances required for the implementation of the project by the contractor(s) are provided during the procurement stage;
    • Conduct the reconciliation of tender prices within the project budget;
    • Establish the format and procedures for monitoring and control of the cost of the works;
    • Facilitate the approval of the tender recommendation(s) by stakeholders.
  • Construction documentation and management:
    • Review detailed architectural or engineering designs prior to mobilization of works, manage all site instructions issued to the contractor and coordinate the handover of the site to the contractor;
    • Regularly monitor the performance of the contractor against the Programme of Works and Method Statement and report on any review and/or adjudication circumstances and entitlements that may arise from any changes required to the Contract Programme and Method Statement;
    • Establish efficient procedures for quality assurance, verifying contractor performance, reporting progress and problems in a timely manner, including quality control reports and quantity survey records;
    • Establish effective procedures for monitoring and controlling cost variations, including, but not limited to requests for variation or change orders, requests for time extension, and contractor’s claims and invoices;
    • Monitor and certify all necessary testing and commissioning conducted by the contractors, review and manage any adjudicated contractual claims and monitor long lead items and off-site production by the contractors and suppliers;
    • Prepare fortnightly project reports;
    • Facilitate and monitor the issuance of Works Completion Lists and the Certificate of Work Completion in the two project sites.
  • Cost Management:
    • Prepare and submit periodic cost reports during construction and conduct valuations for all submitted claims by the contractor and certify payment claims;
    • Track changes to design and/or construction works and adjust budget projections accordingly.
  • Evaluation:
    • Ensure that project deliverables are met on time, within budget and at the required level of quality;
    • Evaluate the outcomes of the project as established during the planning phase.
  • Project close out:
    • Ensure and review the issuance of the Works Completion Certificates;
    • Oversee handover of all operating and maintenance manuals, warranties and guarantees;
    • Manage and expedite the procurement of all statutory compliance certificates and documentation;
    • Manage the finalization of the Health and Safety File for submission to the client;
    • Coordinate and manage the rectification of defects during the Defects Liability Period;
    • Manage the preparation of the final account at project completion;
    • Coordinate and review the issuance of the Final Completion Defects list and Certificate of Final Completion;
    • Prepare and present the Project Closeout Report.
Required degree level
Master degree or equivalent
Educational additional comments

Master's degree or equivalent in Civil Engineering, Building Science, Structural Engineering, Architecture, Construction Management or related field. Professional Body Membership is an added advantage.

Required experience
180 Months
Experience remark
  • A minimum of fifteen years of progressively responsible experience in construction management or related field;
  • Experience in engineering design, management and reporting using results framework is desirable;
  • Excellent oral and written skills;
  • Excellent drafting, formulation, reporting skills;
  • Excellent interpersonal skills; culturally and socially sensitive; ability to work inclusively and collaboratively with a range of partners;
  • Ability to work and adapt professionally and effectively in a challenging environment; ability to work effectively in a multicultural team of international and national personnel;
  • Solid overall computer literacy, including proficiency in various MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/internet; familiarity with database management; and office technology equipment;
  • Self-motivated, ability to work with minimum supervision; ability to work with tight deadlines;
  • Have affinity with or interest in UNDP, volunteerism as a mechanism for durable development.
Language skills
  • English(Mandatory), Level - Fluent
Area of expertise
Civil engineering and construction supervision
Area of expertise details
  • Demonstrated interest and or experience in construction management and supervision.

Driving license
Competencies values
Accountability, Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Commitment and Motivation, Communication, Empowering Others, Ethics and Values, Integrity, Judgement and Decision-making, Knowledge Sharing, Managing Performance, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Technological Awareness, Vision, Working in Teams
Application procedure
* Not yet registered in the UNV Talent Pool? Please first register your profile at https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important: After creating your account, complete all sections of your profile and submit it. Then go to ‘My Page’ https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink. Lastly, select the special call to which you would like to apply. * Already registered in the UNV Talent Pool? Please first update your profile at https://vmam.unv.org/candidate/profile. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink to select the special call to which you would like to apply. Application deadline: 27 September 2021