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Area of expertise

Title
Deadline
Category Host entity Country Sort descending
Especialista Asistente Administrativo Nat. Specialist UNICEF Mexico
VMAM Code
MEXR000155-10643
Open

Especialista Asistente Administrativo

Especialista Asistente Administrativo

National Specialist
Host entity
UNICEF
Country
Mexico
Location, Country
Mexico City (MEX)
Language skills
Spanish
English
Expected Starting Date
Immediate
Duration
6 months
Application deadline
Eligibility criteria
Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.
Description of task

Bajo la supervisión de la Jefa de Educación / Jefa de Protección, en coordinación con la Asociada de Educación y Asociado de Protección respectivamente, y siguiendo las directrices técnicas del área de operaciones de UNICEF en México, el/la Voluntario(a) de la ONU llevarán a cabo las siguientes tareas:

Seguimiento presupuestario

  • Gestionar, en coordinación con el Asociado de Programa, los presupuestos y los gastos financieros del area programática, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de UNICEF, manteniendo al supervisor informado y asesorado sobre las acciones de decisión / seguimiento.
  • Preparar y mantener registros, con el apoyo del Asociado de Programas, de documentos y planes de control y situación financiera para el seguimiento presupuestario de la implementación de proyectos / programas.

Seguimiento adquisiciones y contrataciones

  • Asegurar que la oficina de la Ciudad de México cuente con todos los elementos necesarios para aprobar los PCA / SSFAs (Programme Cooperation Agreements / Small Scale Funding Agreement) que suscribe con sus socios y aliados, antes de iniciar la implementación.
  • Coordinar con la Oficial de Recursos Humanos la elaboración de procedimientos de contratos de consultores y socios externos que brinden un servicio a la sección y a las oficinas de terreno.
  • Enviar solicitudes de creación, eliminación, bloqueo y reactivación de proveedores al punto focal de MDM (Master Data Management).

Comunicación y flujo de trabajo

  • Facilitar la comunicación y el flujo de trabajo de la organización para mejorar la eficiencia y la puntualidad de las operaciones y los productos.
  • Gestionar correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes.
  • Comunicar información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo.
  • Establecer y mantener los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales; y asegurar que los sitios ECM relevantes estén actualizados y sean precisos.

Calendario / Reuniones / Gestión de correspondencia

  • Mantener el calendario de la oficina actualizado y organizar reuniones.
  • Organizar agendas a través del enlace con miembros del equipo y partes interesadas externas.
  • Participar en el flujo de reuniones de coordinación de la Institución, en particular de la sección bajo cuya supervisión se encuentra.

Eventos

  • Coordinar el transporte y asegurar el correcto flujo de las necesidades programáticas.
  • Apoyar las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias al hacer los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones.
  • Elaborar borradores y mantener agendas de reuniones y eventos relacionados con los compromisos del grupo de trabajo.
  • Organizar horarios y contactar a participantes de los eventos.

Viajes

  • Coordinar con la Asistente Administrativa y de viajes de la oficina de Ciudad de México los arreglos de viaje oportunos y los derechos del viaje del personal de la oficina de terreno.
  • Asistir en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de control presupuestario y plan de viaje.
  • Supervisar la certificación de viaje e informar al equipo.

Procesamiento de facturas e informes financieros

  • Recopilar las facturas y archivar los documentos para la certificación y, posteriormente, remite la solicitud de pago con todos los archivos electrónicos de respaldo al Asistente de Operaciones para su revisión y envío a la Oficina Global de Budapes para su procesamiento.
  • Responder al estado de las transacciones del cliente y otras consultas.
  • Elaborar con apoyo del equipo de cada sección, informes financieros periódicos y puntuales, para estar al día de la situación financiera de los proyectos y contrataciones.

Equipamiento

  • Apoyar la gestión de insumos administrativos, equipos de oficina, y coordinar con la gestión de registro de activos para la actualización del inventario de artículos.
  • Asegurar que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones cumplan con los estándares organizacionales.
Required degree level
Bachelor degree or equivalent
Educational additional comments

Título Universitario requerido en áreas económico-administrativas, preferiblemente complementar con cursos técnicos o universitarios relacionados con el campo de trabajo.

Required experience
60 Months
Language skills
  • Spanish(Mandatory), Level - Fluent
  • English(Mandatory), Level - Working Knowledge
Area of expertise
Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience
Area of expertise details
  • Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral en coordinación de oficina y resolución de requerimientos administrativos.
  • Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de ordenes de compra y pagos.
  • Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administrativos y sistemas integrados de información.
  • Se valorará experiencia con enfoques en emergencia.
  • Se valorará experiencia en el sistema de Naciones Unidas y en ONGs internacionales.
  • Se requiere inglés intermedio (verbal y escrito).

Condiciones para Voluntarios/as nacionales

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras. El programa UNV cubrirá:

  • Un subsidio VLA (Volunteer Living Allowance) de MXN 24,000 que será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia.
  • Contrato de seis meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado.
  • El viaje de traslado al lugar de la asignación y subsidio de instalación y repatriación (si es aplicable) serán provistos en el caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del local de residencia del voluntario.
  • Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.
  • El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación.
  • UNICEF cubrirá los costos de movilización a terreno en caso requerido como parte de las actividades.
  • Se requiere disponibilidad a tiempo completo.
Driving license
Application procedure
¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup. Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar. ¿Ya se encuentra registrada/o en la reserva de candidatos de VNU? Por favor, primero actualice su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/profile. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar. Fecha límite para postularse: 26 Septiembre 2021 a las 23:59 hrs., Horario de Alemania
Chargé·e de communication Nat. Specialist UNDP Tunisia
VMAM Code
TUNR000267-10664
Open

Chargé·e de communication

Chargé·e de communication

National Specialist
Host entity
UNDP
Country
Tunisia
Location, Country
Tunis (TUN)
Language skills
Arabic
French
Expected Starting Date
Immediate
Duration
6 months
Application deadline
Eligibility criteria
Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.
Description of task

Sous la supervision directe de la Conseillère Technique Principale du projet Entrepreneuriat pour le Développement, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:  Identifier les opportunités pour maximiser la visibilité du projet E&D ; planifier, organiser et mettre en œuvre des événements de visibilité pour les étapes importantes du projet (c'est-à-dire les ateliers, les programmes de formations, la livraison de produits, etc.).  Planifier et développer du contenu et des messages pour les publics cibles pertinents, en arabe,en français, et éventuellement en anglais avec le soutien de l’équipe projet.  Appuyer l’élaboration des communiqués de presse, des discours, de blogset des citations pour les événements et les médias sociaux.  Assurer la gestion des réseaux sociaux pour le projet E&D et la diffusion des informations pertinentes sur les réseaux, en coordination avec la chargée de communication du bureau.  Cartographier/sélectionner les outils les plus efficaces (y compris les documents de plaidoyer et de presse, les histoires d'intérêt humain, le multimédia) et les canaux (y compris les médias, le Web et les médias sociaux, les bulletins d'information, les événements, les briefings, d'autres plateformes/forums) pour atteindre les publics cibles.  Identifier et assurer la liaison avec les principaux influenceurs des publics cibles en Tunisie, y compris les médias. Établir et maintenir une base de données des médias pour les médias du pays et assurer la liaison régulière avec les journalistes pour assurer une couverture positive et optimale du projet.  Conceptualiser, rédiger et/ou coordonner la production de matériel pour communiquer les résultats du projet en travaillant avec l'agence de publicité et de design professionnelle.  Assurer une cohérence dans la visibilité du projet et le développement d’outils de communication.  Coordonner avec les différents prestataires le développement des outils de communication et l’organisation d’évènement.  Appuyer la rédaction des Termes de références, en relation avec la communication, nécessaire à la mise en œuvre du projet E&D et des initiatives connexes.  Se déplacer dans les régions pour l'organisation d'événements et pour la couverture de visibilité.

Required degree level
Bachelor degree or equivalent
Educational additional comments

Diplôme en communication, relations publiques, journalisme, ou alternativement, sciences sociales, sciences économiques, sciences politiques, études internationales.

Required experience
36 Months
Experience remark

 Très bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Email sous environnement Microsoft, logiciels d’inforgraphie).

 Très bonne connaissance des réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, etc) Compétences et valeurs :  Au moins 3 ans d'expérience professionnelle et des compétences démontrées dans l'élaboration de matériel de communication, le partage d'informations, les activités de communication, les relations avec les médias et le développement de messages.

 Expérience antérieure de la production de documents écrits en français et arabe attrayants et faciles à lire tels que des brochures, des rapports, des communiqués de presse.

 Expérience dans le domaine de l’entrepreneuriat est un atout.

Language skills
  • Arabic(Mandatory), Level - Fluent
  • French(Mandatory), Level - Fluent
Area of expertise
Journalism, mass media and broadcasting, Public information and reporting, Other communications related experience
Area of expertise details

Expertise en communication et expertise multimédia modérée à forte : capacité à adapter, développer, produire et diffuser des produits de communication multimédia

 Excellente connaissance de word, des tableurs et des logiciels de présentation. Compétences en informatique, informatique et multimédia (y compris l'utilisation d'Internet, du Web, de Power Point et de l'expérience avec des photographies et des vidéos).

 Excellentes compétences orales et écrites; excellentes capacités de rédaction, de formulation et de rapport

 Excellentes compétences interpersonnelles; culturellement et socialement sensible; capacité à travailler de manière inclusive et en collaboration avec un éventail de partenaires, y compris des membres de la communauté de base, des organisations religieuses et de jeunesse et des autorités à différents niveaux ; connaissance des outils et approches de communication pour le développement

 Excellentes capacités de coordination et de travail d’équipe, notamment à distance ;

 Excellente capacité à gérer efficacement des tâches multiples et variées, à identifier des priorités et à compléter les tâches en temps voulu et à à travailler de façon autonome et proactive ;

 Capacité à travailler et à s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement stimulant; capacité à travailler efficacement dans une équipe multiculturelle de personnel international et national ;

Driving license
Competencies values
Client Orientation, Commitment and Motivation, Communication, Creativity, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Planning and Organizing, Professionalism, Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Commitment to Continuous Learning, Empowering Others, Respect for Diversity, Self-Management, Working in Teams
Application procedure
EN * Not yet registered in the UNV Talent Pool? Please first register your profile at https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important: After creating your account, complete all sections of your profile and submit it. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink. Lastly, select the special call to which you would like to apply. * Already registered in the UNV Talent Pool? Please first update your profile at https://vmam.unv.org/candidate/profile. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink to select the special call to which you would like to apply. This is a national UN Volunteer assignment, therefore only nationals of Tunisia and legal residents in Tunisia with the status of refugee or with the status of being stateless are eligible to apply. Application deadline: 29-09-2021 * Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord enregistrer votre profil sur le site https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important : Une fois votre compte crée, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. * Vous avez déjà un profil dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord mettre à jour votre profil sur le site https://vmam.unv.org/candidate/profile. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’ pour sélectionner l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. Ceci est une annonce pour une affectation VNU national. Par conséquence, seuls les citoyens de Tunisie et les résidents légaux de Tunisie ayant le statut de réfugié ou d’apatride peuvent postuler à cette annonce. Date limite pour postuler : 22-09-2021