Assistant aux services communs

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

1. Assurer le suivi des recommandations du Comité de Gestion (CG) dans les questions majeures relatives aux priorités des Services Communs dans le cadre de l’utilisation et de l’allocation des ressources alimentant le compte des Services Communs, visant les résultats suivants :

• La mise en œuvre pour que soit assurée une gestion rationnelle et efficace des ressources et du patrimoine des agences du Système des Nations Unies logées dans l’immeuble ;
• Evaluer les performances globales ou générales des fournisseurs et autres prestataires de services.

2. Faciliter la coordination inter fonctionnelle et le partage de l’information au niveau des agences en vue de faciliter l’application et le respect des procédures en vigueur d’une part et d’accroitre la participation et promouvoir une plus grande transparence d’autre part.

3. Développer des capacités d’anticipation et de gestion cohérente lors des périodes de crise, en assurant l’approvisionnement des staff et le fonctionnement normal de l’immeuble en relation avec les agences spécialisées SNU et les structures nationales et internationales présentes à Dakar.

Administration et Logistique

• Assurer la réception, l’enregistrement et le dispatch des courriers arrivées des services communs ;
• Gérer le groupe électrogène et sa maintenance (gestion du carburant, entretien usuel) ;
• Vérifier le sur-presseur et assurer le contact avec la Société sénégalaise des Eaux (SDE);
• S’assurer les services de la SENELEC ;
• Assurer une exécution satisfaisante du nettoyage des bureaux et autres espaces de l’immeuble ;
• Gérer les clés des bureaux ;
• Gérer les travaux de Plomberie, d’électricité et de Menuiserie du bâtiment dans les meilleurs délais;
• Prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de services dans les domaines de la plomberie, l’électricité, etc. S’assurer de telle sorte que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante, effectuées dans les délais raisonnables et certifier l’exactitude des factures y afférentes ;
• Assurer l’entretien quotidien de la climatisation des locaux techniques et salles de conférence, de l’électricité, de l’eau et de l’ascenseur du bâtiment, les réparations plus importantes devant être réglées dans les délais en concertation avec le promoteur ;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements dans les espaces communs, tels que les équipements des salles de conférence, le système de vidéo surveillance (caméras CCTVs), le restaurant, le système de sécurité incendie (extincteurs d’incendie), le contrôle d’accès

(portes magnétiques, l’entrée principale, le parking )etc.;

• Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importantes devant être faites en concertation avec le Comité de gestion ;
• Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés.
• Envisager toutes les mesures permettant une réduction des charges et des coûts d’entretien.

Fournitures et inventaires

• Garder et mettre à jour les dossiers des biens consommables des espaces communs ;
• Garder et mettre à jour les dossiers relatifs aux équipements des espaces communs ;
• Gérer de façon équitable et garder les demandes de réservation pour les salles de réunions communes.
• Le gestionnaire de bâtiment devra joindre au rapport journalier de sécurité les demandes de réservation de la salle de conférence commune de toutes les Agences des NU résidant dans le bâtiment commun.
• Suivre, présenter toutes les dépenses nécessaires pour paiement ;

Rapport financier, pièces justificatives et planification

• Rapport des dépenses : garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base bimestrielle et transmettre le rapport des dépenses avec les pièces justificatives concernées au comité de gestion avant le 10 de chaque du bimestre en cours. Fournir un bilan annuel sur la base des dépenses effectivement engagées et envoyer avant la fin du mois de janvier. S’assurer que les éventuels reliquats de fonds seront reportés sur le prochain budget prévisionnel ;
• Budget annuel : préparer et planifier le budget annuel de chaque année sur la base des dépenses précédentes et faire approuver par le Comité de gestion le plan des activités pour l’année suivante ;
• Suivre les dépenses exécutées dans le Query (ATLAS) ;
• Faire le tableau de remboursement des dépenses suivant l’occupation des surfaces pour présentation aux agences et procéder au recouvrement des coûts;

Acquisition pour les espaces communs

• Basé sur un plan d’achat des biens et services approuvé par le Comité de gestion, le GB coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés. En concertation avec les différentes unités du PNUD chargées des achats.

Securité

• Le gestionnaire de bâtiment est le point focal sécurité. Il sert d’interface entre le poste de garde et le bureau de l’UNDSS.
• Il diligente l’éxécution des toutes les recommandations relatives au renforcement de la sécurité de l’immeuble.
• Il fournit un rapport journalier de sécurité sur la base des informations fournies par le poste de garde.
• Il assure un bon traçage des mouvements des véhicules dans le parking et veille à une utilisation équitable des places du parking.
• Il apporte ou propose des solutions aux incidents survenus.