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Title
Deadline
Category Host entity Country
VNU jeune en appui aux Opérations 27 October 2020 Nat. Youth UNDP Madagascar
UNDP
Madagascar
Antananarivo (MDG)
French,English
02 November 2020
12 months with possibility of extension
27 October 2020

Candidate age: between 18 and 29 throughout the entire duration of their assignment. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Sous la supervision directe du Spécialiste aux Opérations le/la Volontaire des Nations Unies effectuera
les tâches suivantes:
Gestion des Contrats et des LTA :
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des contrats et des LTA géré par le Bureau et ceux gérés par les agences soeurs mais utilisés dans le cadre du One UN;
- Alerter l’UPM ou les services bénéficiaires avant termes des contrats et LTA;
- Procéder au processus d’évaluation des contrats auprès des bénéficiaires; élaborer, partager et collecter les fiches d’évaluation ;
- Effectuer le renouvellement ou la résiliation des contrats et LTA suivant les notes d’évaluation;
- Envoyer les avenants des contrats ou LTA pour circuits de signature auprès des deux parties ;
- Scanner et classer les contrats ou LTA signés par les deux parties ;
- Partager aux ayant droit (Bureau, Projets, OMT) ;
- Appuyer à l’élaboration des correspondances nécessaires à la demande des évaluateurs.

Gestion du recouvrement de coûts relatifs aux services rendus par le PNUD:
- Générer périodiquement les paiements reçus dans ATLAS provenant des Projets et des Agences éligibles au Cost Recovery ;
- Récupérer les factures émises auprès de l’Unité Finance;
- Faire la réconciliation des deux états ;
- Relancer les Projets et les Agences qui n’ont pas encore effectué leur paiement des services rendus ;
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi et du Microsoft Teams des services rendus par les Opérations ainsi que ceux des autres unités passant au niveau du VNU Jeune ;
- Etablir les états des services rendus y afférents ou alerter les autres unités de la necessité de rocéder au recouvrement de coûts;
- Transmettre ces états à l’Unité Finance.

Appui aux tâches quotidiennes après le Delinking PNUD/BCR:
- Appuyer à l’élaboration des MOU sous la gestion du BCR (OMT, PMT, UNCG, ONUSIDA, OHCHR);
- Collecter les informations et les signatures auprès des agences concernées ;
- Appuyer à l’élaboration des Travel Request, Travel Expenses, Requisition, Receipt ;
- Collecter les services rendus au BCR en vue du recouvrement de côut et élaborer les états ;
- Appuyer à la vérification quotidienne de la plateforme Iris pour assurer que les services soient rendus et les recouvrements de coûts effectués.

Gestion des comptes des fournisseurs locaux et internationaux:
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi pour les paiements des fournisseurs et partager aux superviseurs ;
- Prendre les informations de tous les paiements dans Atlas hebdomadairement;
- Envoyer ces paiements aux fournisseurs ;
- Répondre aux fournisseurs qui demandent la situation de leurs paiements ;
- Demander la situation des factures impayées du PNUD et des Projets tous les deux mois ;
- Faire la relance des paiements auprès des responsables ;
- Faire le relais entre les fournisseurs, l’unité Finance et les unités/Projets concernant la situation des factures et des paiements ;
- Faire la réconciliation des comptes fournisseurs si besoin ;
- Appuyer aux réunions avec les fournisseurs concernants la situation des factures et des paiements

Autres tâches administratives :
- Appuyer au suivi des demandes de services du Bureau auprès des unités;
- Etre le point focal des formulaires utilisés au niveau du Bureau ;
- Faire des contrôles du système de codification et d’archivage électronique des documents du Bureau afin de faciliter la recherche et leur localisation ;

- Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences soeurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT ;
- Appuyer aux collectes des données concernant le nombre de personnel et dépendants du PNUD et de toutes les agences du SNU pour les activités de l’OMT ;
Autres tâches financières:
- Alimenter le tableau de contrôle des dépenses du Bureau et élaborer le rapport périodique pour les Superviseurs ;
- Appuyer au contrôle de la mise en oeuvre de la stratégie de réduction des coûts, et élaborer le rapport périodique pour les Superviseurs ;
- Appuyer aux paiements des factures et aux reconciliations des paiements du Bureau.

Bachelor degree or equivalent

Minimum Licence, Etre titulaire d’un diplôme universitaire dans des disciplines telles que les sciences sociales, administration, gestion et comptabilité ou toute autre discipline connexe offerte par une structure accréditée et reconnue.

12 Months

- Expérience d’au moins 1 (un) an dans le domaine de l’administration, gestion et comptabilité
- La connaissance des procédures du PNUD/PVNU serait un atout ;
- Excellentes qualités de communication écrite et orale ;
- Fortes capacités interpersonnelles et de travail dans un environnement multiculturel
- Capacités à travailler sous pression, à respecter les délais impartis

  • French(Mandatory), Level - Fluent
  • English(Optional), Level - Working Knowledge
Administration and administrative assistance

Administration, gestion et comptabilité

Capacité informatique : Avoir une bonne maîtrise de la suite logicielle Microsoft Office, plus précisément des logiciels
« Word, Excel, PowerPoint »

No

Ethics and Values, Integrity, Respect for Diversity, Vision

* Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ?
Veuillez d’abord enregistrer votre profil sur le site https://vmam.unv.org/candidate/signup.
Important : Une fois votre compte créé, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler.

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Date limite pour postuler : 27-10-2020

Donor Reporting Officer for External Relations 28 October 2020 Nat. Specialist WHO Jordan
WHO
Jordan
Amman (JOR)
English,Arabic
Immediate
12 months with possibility of extension
28 October 2020

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Under the direct supervision of the EXR & Planning Officer and overall guidance of the COVID19 Incident Manager, the UNV Donor Reporting Officer for External Relations will:

  1. Contribute to strengthen the internal coordination among relevant units and programs directly involved in the development and revision of donor reports;
  2. Draft, review and provide quality assurance for technical donor reports, proposals, modification requests, and any other type of fundraising documents and ensure their timely submission;
  3. Establish and monitor the plan of submission of technical and financial reports by donor, program area technical focal point and deadline of submission;
  4. Share regular updates with the Country Office Compliance Officer, as well as Regional Office EXR focal point(s) on the status of clearance and submission of donor reports;
  5. Support Country Office technical officers in the area of quality control and quality assurance of the technical donor reports as well as briefs and proposals;
  6. Provide on-the-job training to Country Office technical officers on how to develop the content for donor-related products (i.e. donor reports, briefings, proposals) according to Results-Based Management (RBM) standards and guidelines;
  7. Support the development of donor briefs, background papers for a diverse array of activities for senior management;
  8. Work closely with procurement, logistic, HR and technical staff to monitor donor stewardship (implementation rates, etc.) and ensure that activities and expenditures are aligned with the approved agreements and correctly reflected in the donor reports, briefs, etc.
  9. Work closely with Administration and Finance to prepare the financial reports;
  10. Coordinate with the Country Office M&E team to ensure the correct application of M&E tools and information for the preparation of donor reports and other EXR-related products (i.e. briefs and proposals);
  11. Work closely with the Country Office Communication team to maintain updated the visibility and advocacy plan of work by donor and present the visibility and advocacy products to external partners through reports and /or ad-hoc briefings;
  12. Coordinate and follow-up on questions with RO/HQ GM/EXR, and other units (such as communications, Emergency Operations, etc);
Bachelor degree or equivalent
  • Bachelor dgree in Social Sciences, Journalism, Public Health, Communication OR degree in similar field combined with a professional qualification in project management accreditation;
48 Months
  • Minimum 4 years previous experience in development project operations manuals, SOPs, guidelines and procedures;
  • Good understanding of the workflows at humanitarian and development projects
  • Good working knowledge of the Project Appraisal Document (PAD) and POM
  • Good analytical and communication skills; excellent oral and written skills; excellent drafting, formulation, reporting skills;
  • Accuracy and professionalism in document production and editing;
  • Excellent interpersonal skills; culturally and socially sensitive; ability to work inclusively and collaboratively with a range of partners, including grassroots community members, religious and youth organizations, and authorities at different levels; familiarity with tools and approaches of communications for development;
  • Ability to work and adapt professionally and effectively in a challenging environment; ability to work effectively in a multicultural team of international and national personnel;
  • Solid overall computer literacy, including proficiency in various MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/internet; familiarity with database management; and office technology equipment;
  • Self-motivated, ability to work with minimum supervision; ability to work with tight deadlines;
  • Sound security awareness;
  • Have affinity with or interest in volunteerism as a mechanism for durable development, and the UN System.
  • English(Mandatory), Level - Fluent
  • Arabic(Mandatory), Level - Fluent
Resource mobilization, partnership and donor coordination
No

Accountability, Adaptability and Flexibility, Building Trust, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Creativity, Ethics and Values, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Technological Awareness, Vision, Working in Teams

* Not yet registered in the UNV Talent Pool?

Please first register your profile at https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important: After creating your account, complete all sections of your profile and submit it. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink. Lastly, select the special call to which you would like to apply.

* Already registered in the UNV Talent Pool?

Please first update your profile at https://vmam.unv.org/candidate/profile. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink to select the special call to which you would like to apply.

This is a national UN Volunteer assignment, therefore only nationals of Jordan and legal residents in Jordan with the status of refugee or with the status of being stateless are eligible to apply.

Application deadline: 28-October-2020.