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Title
Deadline
Category Host entity Country
Especialista Asistente Administrativo en Emergencias 30 May 2021 Nat. Specialist UNICEF Mexico
UNICEF
Mexico
Monterrey (MEX)
Spanish,English
Immediate
until 31 December 2021
30 May 2021

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

**Esta posición está basada en Ciudad Juarez, Chihuahua**

Bajo la supervisión del Coordinador de Equipo y siguiendo las directrices técnicas del área de operaciones de UNICEF en México, el/la Voluntario(a) de la ONU llevarán a cabo las siguientes tareas:

Seguimiento presupuestario

  • Gestionar, en coordinación con el Asociado de Programa, los presupuestos y los gastos financieros de la oficina de terreno, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de UNICEF, manteniendo al supervisor informado y asesorado sobre las acciones de decisión / seguimiento.
  • Preparar y mantener registros, con el apoyo del Asociado de Finanzas/Operaciones, de documentos y planes de control para el seguimiento presupuestario de la implementación de proyectos / programas.

Seguimiento adquisiciones y contrataciones

  • Asegurar que la oficina de la Ciudad de México apruebe las PCA / SSA (Programme Cooperation Agreements / Special Services Agreement) antes de la implementación.
  • Coordinar con la Oficial de Recursos Humanos la elaboración de procedimientos de contratos de consultores y socios externos que brinden un servicio a la oficina de terreno.
  • Enviar solicitudes de creación, eliminación, bloqueo y reactivación de proveedores al punto focal de MDM (Master Data Management).

Comunicación y flujo de trabajo

  • Facilitar la comunicación y el flujo de trabajo de la organización para mejorar la eficiencia y la puntualidad de las operaciones y los productos.
  • Gestionar correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes.
  • Comunicar información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo.
  • Establecer y mantener los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales; y asegurar que los sitios ECM relevantes estén actualizados y sean precisos.

Calendario / Reuniones / Gestión de correspondencia

  • Mantiener el calendario de la oficina actualizado y organizar reuniones.
  • Organizar agendas a través del enlace con miembros del equipo y partes interesadas externas.

Eventos

  • Coordinar el transporte y asegurar el correcto flujo de las necesidades programáticas.
  • Apoyar las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias al hacer los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones.
  • Coordinar con el Oficial de presupuesto, costos y necesidades presupuestarias de la oficina de terreno.
  • Elaborar borradores y mantener agendas de reuniones y eventos relacionados con los compromisos del grupo de trabajo.
  • Organizar horarios y contactar a participantes de los eventos.

Viajes

  • Coordinar con la Asistente Administrativa y de viajes de la oficina de Ciudad de México los arreglos de viaje oportunos y los derechos del viaje del personal de la oficina de terreno.
  • Asistir en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de control presupuestario y plan de viaje.
  • Supervisa la certificación de viaje e informa al equipo.

Procesamiento de facturas

  • Recopilar las facturas y archivar los documentos para la certificación y, posteriormente, remite la solicitud de pago con todos los archivos electrónicos de respaldo al Asistente de Operaciones para su revisión y envío a la Asociación Global de personal (GSSC) para su procesamiento.
  • Responder al estado de las transacciones del cliente y otras consultas.

Equipamiento

  • Apoyar la gestión de insumos administrativos, equipos de oficina, y coordinar con la gestión de registro de activos para la actualización del inventario de artículos.
  • Asegurar que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones cumplan con los estándares organizacionales.

Condiciones de servicio para Voluntarios nacionales de las Naciones Unidas:

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece

apoyo durante su asignación de varias maneras. El programa UNV cubrirá:

  • Contrato de ocho meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado.
  • El viaje de traslado al lugar de la asignación y subsidio de instalación y repatriación (si es aplicable) serán provistos en el caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del local de residencia del voluntario.
  • Un subsidio VLA (Volunteer Living Allowance) de MXN 24,000 que será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia.
  • Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.
  • El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación.
  • UNICEF cubrirá los costos de movilización a terreno desde las cabeceras municipales a las escuelas establecidas en el cronograma de visitas.
  • Se requiere disponibilidad a tiempo completo.
Bachelor degree or equivalent

Titulo Universitario requerido en áreas económico-administrativas, preferiblemente complementar con cursos técnicos o universitarios relacionados con el campo de trabajo.

60 Months
  • Spanish(Mandatory), Level - Fluent
  • English(Mandatory), Level - Working Knowledge
Administration and administrative assistance
  • Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral en coordinación de oficina y resolución de requerimientos administrativos.
  • Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de ordenes de compra y pagos.
  • Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administrativos y sistemas integrados de información.
  • Se valorará experiencia con enfoques en emergencia.
  • Se valorará experiencia en el sistema de Naciones Unidas y en ONGs internacionales.
  • Se requiere inglés avanzado (verbal y escrito).
No

Accountability, Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Working in Teams

¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU?

Por favor, primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup. Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypage y seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

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Fecha límite para postularse: 30 Mayo 2021 a las 23:59 hrs., Horario de Alemania

Project Assistant 31 May 2021 Nat. Specialist UNDP Thailand
Open

Project Assistant

National Specialist
UNDP
Thailand
Bangkok (THA)
English,Thai
Immediate
6 months with possibility of extension
31 May 2021

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Within the delegated authority and under the supervision of Project Manager or his/her designated mandated representative(s), the UNV Project Assistant will:

  1. Provide support to the management of ongoing project activities through the following tasks and duties:

  • Collection, analysis, and presentation of information for a joint planning meeting, quarterly work plans, and budget work plans to support project implementation;
  • Prepare information for Project Manager for his/her advice to the donor, Implementing Partners [1] and UNDP;
  • Creating project in UNDP’s financial and administrative system, prepare budget revisions, revision of project status, determination of unutilized funds;
  • Prepare and regularly update the Annual Workplan and the project budget; and Undertake project operational and financial closure formalities including submission of terminal reports, transfer, and disposal of equipment, processing of semi-final and final revision, and support project manager in preparing the terminal assessment reports.
  1. Ensures effective administrative and logistical support for the achievement of the outcomes of the project, focusing on the achievement of the following results:
  • Support national project implementation activities according to UNDP workflows (including Individual Contract [2] (IC) process, organization of forums, workshops, travel, etc.);
  • Contacts with visitors and project personnel, arrangement of appointments and meetings, and/or taking minutes;
  • Compilation and preparation of briefing and presentation materials, speeches, background information, and documentation for meetings and missions;
  • Maintenance of records/ documents/ files relating to the project in a user-friendly manner;
  • Be responsible for assigned correspondence and other administrative tasks including creating E-requisitions [3] ;
  • Arrangements of travel and hotel reservations, preparation of travel authorizations, processing requests for visas, identity cards and other documents;
  • Preparing correspondences relating to the implementation of the projects;
  • Making logistical arrangements for the field visits and missions of the project team;
  • Administrative support to conferences and workshops;
  • Assistance in proper control of supporting documents for payments and financial reports;
  • Check related forms delivered by Implementing Partners for completion before submitting them to the Finance or Procurement Unit;
  • Proper receipting of goods and services;
  • Preparation of routine correspondence, faxes, memorandum and reports to partners;
  • Extracting, inputting, copying and filing data from various sources as required;
  • Maintain a proper filing system for financial records ensuring safekeeping of confidential materials; and
  • Follow up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of the reports to Programme Officers.
  1. Provides support to project maintenance and assets management, focusing on achievement of the following results:
  • Act as a backup to the Asset Focal point in the maintenance of records on assets management; and
  • Maintenance of files and records relevant to project maintenance.
  1. Support knowledge building and knowledge sharing in the CO, focusing on achievement of the following results:
  • Participation in the training for the operations/ programme staff and other trainings as appropriate; and
  • Sound contributions to knowledge networks and communities of practice.
  • Any other related tasks may be required or assigned by the supervisor.

[1] Implementing Partner is UNDP’s government partner in implementing the project.

[2] Individual Contract is a contracting type in hiring an external consultant.

[3] E-requisitions is UNDP’s request system for financing and administrative tasks across the agency.

Bachelor degree or equivalent

Bachelor’s degree in Social Science, Political Science, Business Administration, Social Development or related fields;

24 Months
  • At least 2 years of relevant professional experience;
  • Experience in meeting arrangement, data gathering, documentation in Thai and English of the new initiatives, PowerPoint presentation;
  • Excellent oral and written communication skills;
  • Knowledge of Microsoft Word, Microsoft Excel, and Microsoft PowerPoint;
  • Strong interpersonal skill and experience working with government and civil society is an asset;
  • Ability to work under pressure and time constraint; and
  • Previous work in assisting project management is an asset.
  • English(Mandatory), Level - Fluent
  • Thai(Mandatory), Level - Fluent
Development programme/project administration
No

Adaptability and Flexibility, Commitment to Continuous Learning, Communication, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism

* Not yet registered in the UNV Talent Pool?

First register your profile at https://vmam.unv.org/candidate/signup.

Important: After creating your account, complete all sections of your profile and submit it. Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink. Lastly, select the special call to which you would like to apply.

* Already registered in the UNV Talent Pool?

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Then go to ‘My Page’ at https://vmam.unv.org/candidate/mypage and click on the ‘Special Calls’ hyperlink to select the special call to which you would like to apply.

This is a national UN Volunteer assignment, therefore only nationals of (enter the Programme Country) and legal residents with a residency permit, the status of refugee or with the status of being stateless are eligible to apply.

Application deadline: 31 May 2021