Minimum age: 25 years old. Nationals of the country of assignment are not eligible, except the assignments in Headquarters duty stations.

Within the delegated authority and under the supervision of Senior Regional Coordinator Officer or his/her designated mandated representative(s), the UN Volunteer will:

1. Provide support to the day-to-day operations of the Sub Office in Dakar;
2. Assist the resident coordinator offices (RCOs) in the WCA on the monitoring and reporting such as IMS, COVID Dashboard etc.
3. Provide inputs and compile comments/suggestions from partners, such as ISU, to the new CCA and CFs in WCA countries in collaboration of DCO-A partnership officer
4. Assist in the preparation and servicing of HQ and Special Coordinator events on Sahel, as well as providing inputs to TPs and KMs (such as the DSG Retreats/meetings, partners conferences etc.
5. Provide inputs to the RMRs, EC/DCs, ETF, IATFs, ITFs, at the country and regional levels and assist in following up implementation of EC/DC Decisions, and keep documents centralized and updated and share them on a regular basis with the colleagues
6. Assist in the preparation and servicing of RCO’s Economists webinar meetings
7. Liaise with relevant colleagues and RCOs to collect data and information related to COVID socioeconomic response plans, CCA, CF, JWP etc implemented activities and update the coordination tool accordingly (under Smartsheet platform);
8. Assist in the preparation of the DSG and Regional Director bilateral meetings with the RCs.
9. draft minutes of the DSG and Regional Director bilateral meetings with the RCs in WCA.
10. Follow up and monitor regularly COVID socioeconomic Response Plans’ reporting of RCOs, such as online platforms/Dashboards, UN Knowledge and Dashboards etc.
11. Assist in the preparation of the DSG and DSG’s trips in WCA.
12. Convene and facilitate DCO-A meetings with RCs, UNCT, Head of Offices, PDA in WCA, including Sahel and LCB.
13. Participate actively in the regional office weekly team meetings
14. Follow up the roll-out and implementation of Business Operations Strategies (BOS) in WCA regions

Minimum age: 35 years old, unless specified otherwise below. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Within the delegated authority and under the supervision of the International Operations Manager or his/her designated mandated representative(s), the UN Volunteer Operations Specialist will:

ensures a fully accountable, well-managed and results-oriented Regional Office with efficient and effective support to Country Offices. You will contribute with your operational expertise to facilitate programme and project implementation in close collaboration with the Regional Office, Headquarters and field offices staff. The incumbent provides expert guidance and leadership on the Business Operations Strategy (BOS) implementation.

You would be responsible for:

• Reviews and analyses issues, trends and financial reports received from Finance Branch or other related documents from Headquarters pertaining to the Regional Office and Country Offices dashboards.
• Prepares and sends on a regular basis personalized correspondences to each country office, signaling discrepancies and advising on appropriate corrective actions to be taken.
• Follows up and monitors with each country office on any bottlenecks and proposes proper solutions.
• Supports the achievement of programme and project results for both Regional Office and Country Offices through your operational expertise, including Human Resources, Administration, Procurement, Information Technology and other project-related events.
• Ensures strategic and efficient management of financial resources pertaining to the Regional Office and Country Offices through tracking of available resources, ensuring financial policy compliance, advising on corrective actions and proposing alternative solutions to meet outcomes.
• Organizes monthly meetings with the 23 Country Offices, including preparation of agenda, recording of minutes, preparing and delivering presentations underscoring pain points, challenges, areas of improvement, best practices and how best to support the field offices.
• Organizes training to keep Country Offices staff abreast of latest developments, tools and IT applications in the field of finance, procurement, Human Resources and any other related areas.
• Coordinates with Country Offices focal points, maintaining direct and regular contact with Headquarters resource staff alerting on issues faced by COs in order to find the best way forward.
• Assists in Implementing partner management both for RO and COs, e.g. HACT compliance, spot checks, regular monitoring of IPAS or any other related issues.
• Follows up with the Country Offices on pending audit recommendations under Team Central as well as Remote Audit results.
• Supports IOM in reviewing and approval of transactions, e.g. purchase orders in Atlas, vendors portal, AODOCs internal systems.
• Carry any other duties as may be required by the Management.

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Under the direct supervision the Communications Analyst, the UN Specialist Volunteer will undertake the following tasks:

• Generate, edit, publish and share daily content (original text, images, video or HTML) that builds meaningful connections and encourages community members to take action to promote the UNV Programme in its advocacy efforts
• Develop, implement and manage a social media strategy in support of the ROWCA priorities and provide a scheduled publication plan
• Ensure regional social media accounts communities receive a high level of support through effective moderation and strong community management
• Support ROWCA field units with their social media channels and plans
• Create and modify, banners and graphic designs for global campaigns for usage on the website and social media channels
• Take high quality photos and short videos during regional events or international days celebration and edit them if necessary.
• Arrange the webcast of events on the website and online interviews with senior mission officials on the Mission’s social media platforms and online forums.
• Prepare comprehensive monthly reports to measure impact of social media presence, including detailed statistics and analytics on the ROWCA’s social media activity, audiences, reach, tweets, impressions, engagement and website traffic.
• Keep abreast of latest developments in social media production, technological innovations and marketing techniques in the news and social media and web industries and ensure the successful integration of those tools in all platforms.
• Undertake any other related duties as may be required.

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

1. Assurer le suivi des recommandations du Comité de Gestion (CG) dans les questions majeures relatives aux priorités des Services Communs dans le cadre de l’utilisation et de l’allocation des ressources alimentant le compte des Services Communs, visant les résultats suivants :

• La mise en œuvre pour que soit assurée une gestion rationnelle et efficace des ressources et du patrimoine des agences du Système des Nations Unies logées dans l’immeuble ;
• Evaluer les performances globales ou générales des fournisseurs et autres prestataires de services.

2. Faciliter la coordination inter fonctionnelle et le partage de l’information au niveau des agences en vue de faciliter l’application et le respect des procédures en vigueur d’une part et d’accroitre la participation et promouvoir une plus grande transparence d’autre part.

3. Développer des capacités d’anticipation et de gestion cohérente lors des périodes de crise, en assurant l’approvisionnement des staff et le fonctionnement normal de l’immeuble en relation avec les agences spécialisées SNU et les structures nationales et internationales présentes à Dakar.

Administration et Logistique

• Assurer la réception, l’enregistrement et le dispatch des courriers arrivées des services communs ;
• Gérer le groupe électrogène et sa maintenance (gestion du carburant, entretien usuel) ;
• Vérifier le sur-presseur et assurer le contact avec la Société sénégalaise des Eaux (SDE);
• S’assurer les services de la SENELEC ;
• Assurer une exécution satisfaisante du nettoyage des bureaux et autres espaces de l’immeuble ;
• Gérer les clés des bureaux ;
• Gérer les travaux de Plomberie, d’électricité et de Menuiserie du bâtiment dans les meilleurs délais;
• Prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de services dans les domaines de la plomberie, l’électricité, etc. S’assurer de telle sorte que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante, effectuées dans les délais raisonnables et certifier l’exactitude des factures y afférentes ;
• Assurer l’entretien quotidien de la climatisation des locaux techniques et salles de conférence, de l’électricité, de l’eau et de l’ascenseur du bâtiment, les réparations plus importantes devant être réglées dans les délais en concertation avec le promoteur ;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements dans les espaces communs, tels que les équipements des salles de conférence, le système de vidéo surveillance (caméras CCTVs), le restaurant, le système de sécurité incendie (extincteurs d’incendie), le contrôle d’accès

(portes magnétiques, l’entrée principale, le parking )etc.;

• Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importantes devant être faites en concertation avec le Comité de gestion ;
• Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés.
• Envisager toutes les mesures permettant une réduction des charges et des coûts d’entretien.

Fournitures et inventaires

• Garder et mettre à jour les dossiers des biens consommables des espaces communs ;
• Garder et mettre à jour les dossiers relatifs aux équipements des espaces communs ;
• Gérer de façon équitable et garder les demandes de réservation pour les salles de réunions communes.
• Le gestionnaire de bâtiment devra joindre au rapport journalier de sécurité les demandes de réservation de la salle de conférence commune de toutes les Agences des NU résidant dans le bâtiment commun.
• Suivre, présenter toutes les dépenses nécessaires pour paiement ;

Rapport financier, pièces justificatives et planification

• Rapport des dépenses : garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base bimestrielle et transmettre le rapport des dépenses avec les pièces justificatives concernées au comité de gestion avant le 10 de chaque du bimestre en cours. Fournir un bilan annuel sur la base des dépenses effectivement engagées et envoyer avant la fin du mois de janvier. S’assurer que les éventuels reliquats de fonds seront reportés sur le prochain budget prévisionnel ;
• Budget annuel : préparer et planifier le budget annuel de chaque année sur la base des dépenses précédentes et faire approuver par le Comité de gestion le plan des activités pour l’année suivante ;
• Suivre les dépenses exécutées dans le Query (ATLAS) ;
• Faire le tableau de remboursement des dépenses suivant l’occupation des surfaces pour présentation aux agences et procéder au recouvrement des coûts;

Acquisition pour les espaces communs

• Basé sur un plan d’achat des biens et services approuvé par le Comité de gestion, le GB coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés. En concertation avec les différentes unités du PNUD chargées des achats.

Securité

• Le gestionnaire de bâtiment est le point focal sécurité. Il sert d’interface entre le poste de garde et le bureau de l’UNDSS.
• Il diligente l’éxécution des toutes les recommandations relatives au renforcement de la sécurité de l’immeuble.
• Il fournit un rapport journalier de sécurité sur la base des informations fournies par le poste de garde.
• Il assure un bon traçage des mouvements des véhicules dans le parking et veille à une utilisation équitable des places du parking.
• Il apporte ou propose des solutions aux incidents survenus.

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

• Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle en journalisme ou relations avec les médias, et en gestion des relations publiques d’une institution.
• Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans l’élaboration, la mise en œuvre, le suivi évaluation de stratégies de communication sur les réseaux sociaux, l’animation de plateforme web, médias sociaux et la production de contenu multimédia conduite de campagne de communication multimédia
• Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans l’édition graphique, la réalisation d’infographies, le montage de vidéo

Candidate age: between 18 and 29 throughout the entire duration of their assignment. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Under the direct supervision of the Head of Cluster, the UNV will undertake the following tasks:

• Support the development of a communication strategy and implementation plan for the country office in line with the Global Communication Strategy.
• Provide sound advice and analytical inputs that contribute to strengthening institutional relations with partners and increase WHO visibility.
• Support communication for meetings, seminars and high-level WHO events on high priority public health issues and health partner coordination meetings.
• Conduct adequate research and write articles, reports, newsletters, update web and social media content, ensuring that the material is accurate and posted/published in a timely manner.
• Collaborate in editorial processes to produce publications, IEC and training materials, monitoring the work of designers, printers, etc., ensuring that the material produced is of the highest technical quality and excellence.
• Support the documentation of the WHO country office success.
• Design and execute action to support the Ministry of Health and Social Services in information management and public communication